LA NECESSARIA FORMA DIGITALE DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO (FIRMA INCLUSA) E QUESTIONI SUL FRONTE DELL’USO E DELLA TRASPARENZA DI/PER TALE TIPO DI DOCUMENTO
LA NECESSARIA FORMA DIGITALE DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO (FIRMA INCLUSA) E QUESTIONI SUL FRONTE DELL’USO E DELLA TRASPARENZA DI/PER TALE TIPO DI DOCUMENTO
Iniziamo a familiarizzare con gli aiuti della IA in ambito giuridico
25 Luglio 2024
00 - IL DOVERE DELLE PP.AA. DI REDIGERE E FIRMARE ATTI SOLO IN FORMATO DIGITALE EX DLGS. 82/2005: RICEVUTO?
Le PP.AA. hanno IL DOVERE di redigere gli atti (scritti) amministrativi che eleborano a firma di organi politici o tecnici rigorosamente in modo DIGITALE: ditale è l’atto e digitale è la firma del/dei soggetto/i sottoscrittore/i. Questo è pacifico e lo dispone esattamente l’art. 40 comma 1 (unico comma superstite all’11.7.2024) del CAD-DLgs. 82/2005 “Art. 40. - 1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le Linee guida.”.
L’Autore M. Lucca (v. qui) su rileva e correttamente precisa sul punto:
1°) “Il comma 1 dell’art. 40, «formazione di documenti informatici», del d.lgs. n. 82/2005 stabilisce che «le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le Linee guida», con uno scopo di digitalizzare l’intera attività (inclusa la dematerializzazione, con conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici), che, associato al “protocollo informatico”, completa la tracciatura dei documenti ricevuti o spediti dalle Pubbliche Amministrazioni, ex art. 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, ovvero le comunicazioni che provengono da o sono inviate a domicili digitali eletti, nonché le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica.”
(…)
2°) Questo processo di trasformazione (con l’affidamento al Responsabile per la transizione digitale) impone alle Pubbliche Amministrazioni in particolare a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese mediante documenti (((e modalità))) digitali.
Di converso, la Pubblica Amministrazione dovrà estendere le forme di trasparenza (secondo il modello FOIA) con la pubblicità dei documenti nei portali, nell’albo pretorio on line, nella sez. «Amministrazione Trasparente» dei propri siti istituzionali.
I documenti amministrativi (compresi i provvedimenti[sono anche essi DOCUMENTI]) devono, quindi, essere redatti in formato digitale (…).”.
Prendiamo, ora, ad esempio un semplice attestato (atto certificatorio) di frequenza di un determinato Corso di formazione rilasciato da una PA ad un proprio dipendente e magari anche con l’esito della prova finale (superata/non superata) di apprendimento e comprensione/preparazione, ove prevista (a dire il vero il DFP lo esige sempre!!!): esso, quale documento di PA, deve essere essere qundi redatto e – anche! - firmato D-I-G-I-T-A-L-M-E-N-T-E. Si rileva come al momento il 99% delle PP.AA. emettono atti firmati digitalmente usando software proprietari tipo ‘Aruba Sign’ che ha un costo e quindi non tutti lo hanno, non tutte le altre PP.AA. italiane lo hanno.
Eppure, come ci illumina la IA, ove interpellata (Luglio 2024: https://chatgpt.com/), esistono software open source per apposizione di firme digitali che consentono l'apposizione di firme digitali su documenti elettronici[1]. Questi software permettono di firmare digitalmente i documenti garantendo autenticità, integrità e non ripudio. Di seguito sono elencati alcuni dei più noti:
“ 1. DigiSigner
· Descrizione: DigiSigner è un software open source per la firma digitale di documenti PDF. Offre un'interfaccia semplice e intuitiva, supportando diverse funzionalità di firma digitale.
· Caratteristiche: Supporta la creazione e la verifica di firme digitali, la gestione di certificati e la protezione dei documenti con password.
· Link: DigiSigner
2. jSignPdf
· Descrizione: jSignPdf è uno strumento open source basato su Java per la firma digitale di documenti PDF.
· Caratteristiche: Permette di firmare documenti PDF, aggiungere timestamp, verificare le firme digitali e utilizzare certificati digitali.
· Link: jSignPdf
3. GnuPG (GPG)
· Descrizione: GnuPG è uno strumento open source per la cifratura e la firma digitale di file e email. È ampiamente utilizzato per la gestione delle firme digitali.
· Caratteristiche: Supporta la firma digitale di file, la gestione di chiavi pubbliche e private, e la verifica delle firme.
· Link: GnuPG
4. PDFsam
· Descrizione: PDFsam (PDF Split and Merge) è un'applicazione open source per la manipolazione di file PDF. La versione Enhanced include funzionalità di firma digitale.
· Caratteristiche: Permette di unire, dividere, ruotare, estrarre pagine e firmare digitalmente documenti PDF.
· Link: PDFsam
5. Open eSign
· Descrizione: Open eSign è un'applicazione open source specificamente progettata per la firma digitale di documenti.
· Caratteristiche: Consente di firmare digitalmente documenti, verificare firme, e gestire certificati digitali.
· Link: Open eSign
6. CryptPad
· Descrizione: CryptPad è una suite collaborativa open source che include strumenti per la firma digitale di documenti.
· Caratteristiche: Oltre alla firma digitale, offre funzionalità di collaborazione, come la modifica condivisa di documenti e la cifratura end-to-end.
· Link: CryptPad
Conclusione
L'uso di software open source per la firma digitale può essere una scelta eccellente per garantire trasparenza e sicurezza, oltre a evitare costi elevati associati a software proprietari. Questi strumenti offrono funzionalità robuste per la firma e la verifica delle firme digitali, permettendo alle organizzazioni e agli individui di gestire in modo efficace la sicurezza dei loro documenti elettronici.”
Tornando all’esempio dell’attestato di partecipazione ad un corso di formazione, correttamente, in punto di diritto, la ‘brava’ PA emittente tale attestato così informa e/o dovrebbe informare il dipendente ricevente lo stesso [l’esempio che segue benchè recante chiose dello scrivente tra ((())) è preso da PA italiana: è vero!]:
Si invia l'attestato di partecipazione al corso 'Le misure di prevenzione della corruzione e la trasparenza nelle procedure di concessione di sovvenzioni, contributi e sussidi'. PROTOCOLLO: 0887446|09/07/2024|R_XXXXXXX|YGD|RUS|P|120.160.30/2024/RUS/167. Si ricorda che il file (((DOCUMENTO DIGITALE !!!))) allegato costituisce il documento originale (((DIGITALE))) firmato (((QUINDI))) digitalmente dal Direttore della Scuola AAAAAAA BBBBBBBBB della Pubblica Amministrazione, munito dunque di un valore legale. Ogni stampa cartacea dello stesso costituisce solo una copia senza alcun valore (((GIUSTO: LO STESSO DICASI PER L’ELABORAZIONE DI FILE PDF DA COPIA CARTACEA: MERA COPIA DIGITALE))). Il file originale (((DIGITALE))) sarà disponibile anche nella propria area personale della banca dati della scuola al seguente indirizzo: scuolaxxxvvv.NNNNNN.zzzzz.it alla sezione bbbbbbbbb//consultazione schede corsi. |
Tutto giusto, giustissimo, corretto in punto di diritto! Ma si rifletta: chi (il discente : il dipendente formato!) riceve detto attestato (((recte “FILE” = DOCUMENTO DIGITALE CON FIRMA DIGITALE))) in futuro potrebbe avere la necessità ‘legale’ di comprovare tale ricevuta formazione anche e per procedure di una certa rilevanza economica: selezioni concorsuali, anche per verticalizzazioni, selezioni PEO, procedure (non sono quasi mai vere selezioni !) per attribuzione di incarichi di EQ (un tempo PEO), magari anche presso PA diversa da quella emittente. Ora cosa esibirà? Esattamente e solo il file digitale o (sciaguratamente) il file pdf elaborato a seguito di previa stampa e scansione di detto file digitale aperto e letto (documento e...FIRMA/E!!!) con software rigorosamente proprietario? Fate Voi: l’avvertimento di cui sopra è chiaro!
Ma, c’è un ma: la PA ricevente BETA (diversa da quella ALFA emittente l’attestato di cui all’esempio) dal candidato - a mo’ di prova della formazione che si afferma di aver ricevuto – detto attestato = DOCUMENTO DIGITALE CON FIRMA DIGITALE, firmato ad es. a mezzo Aruba Sign, avrà ad es. detto specifico software per aprire e leggere tutto, firma/e inclusa/e? Credo di no: ma saranno problemi della PA ricevente! La produzione ‘documentale’ del candidato è legittima anche nella forma!!!
Ora, secondo la IA a Luglio 2024 esistono ben 6[2] software gratuti (liberi e quindi liberamente scaricabili ed usabili da chiunque) che le PP.AA. possono usare per firmare digitalmente i loro atti (documenti digitali): sarà il caso che li utilizzino? Facciano esse !!!
01 - IL DOVER PUBBLICARE IN FORMATO APERTO EX D.LGS. 33/2013 : CIOE’ ? IN CASO DI ATTI FIRMATI DIGITALEMNTE QUID IURIS? - CONCLUSIONI
Veniamo, quindi, alla questione TRASPARENZA.
Come si evince dai primi 5 articoli del D.Lgs. 33/2013 le PP.AA. DEVONO PUBBLICARE PER RAGIONI DI TRASPARENZA (V. IVI ART. 1 CO. 2 “2. La trasparenza, nel rispetto delle disposizioni in materia di segreto di Stato, di segreto d'ufficio, di segreto statistico e di protezione dei dati personali, concorre ad attuare il principio democratico e i principi costituzionali di eguaglianza, di imparzialita', buon andamento, responsabilita', efficacia ed efficienza nell'utilizzo di risorse pubbliche, integrita' e lealta' nel servizio alla nazione. Essa e' condizione di garanzia > delle liberta' individuali e collettive, > nonche' dei diritti civili, politici e sociali, integra il diritto ad una buona amministrazione e concorre alla realizzazione di una amministrazione aperta, al servizio del cittadino.” !!!) di determinati (non tutti) “i dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni”.
Il comma 1 dello stesso art. 1 afferma “1. La trasparenza e' intesa come accessibilita' totale dei dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini,(…).”
Come si realizza in concreto tale ACCESSIBILITA’ TOTALE sta scritto nei primi due commi dell’art. 5 che delineano RISPETTIVAMENTE il cd. ACCESSO CIVICO ‘SEMPLICE’ E E QUELLO ‘GENERALIZZATO’ (che in breve cade sui restanti atti - sempre detenuti dalla PA - non soggetti ad ostensione doverosa in Amministrazione Trasparente per legge o per disposizione del PIAO-Sez. PTPCT Allegato Obblighi di pubblicazione):
“1. L'obbligo previsto dalla normativa vigente in capo alle pubbliche amministrazioni di pubblicare (((su Amministrazione Trasparente))) documenti, informazioni o dati comporta il diritto di chiunque di richiedere i medesimi, nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione.
2. Allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico, chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione (((cd. obbligatoria))) ai sensi del presente decreto (((e di altre norme di legge o equiparate alla legge: es. un articolo di un regolamento europeo; di un D.Lgs.; di un DPR.))), nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti (((cioè: c’è anche la PRIVACY delle sole persone fisiche da tutelare!!! Vanno conciliati tali diritti.))) secondo quanto previsto dall'articolo 5-bis.”
Infine, l’art. 7 rubricato “Dati a-p-e-r-t-i e riutilizzo ” chiaramente dispone tutt’ora quanto segue sul formato dei dati collocati nelle corsie, sugli scaffali e nei ripiani del ‘Suprmercato della Trasparenza’costituito dalla Sezione WEB Amministrazione Trasparente, la cui porta di accesso (a detto supermercato dell’informazione pro Trasparenza) deve stare sulla Home dei siti web di tutte le PP.AA. italiane e non solo:
“1. I documenti, le informazioni e i dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, resi disponibili anche a seguito dell'accesso civico di cui all'articolo 5, sono pubblicati in formato di tipo aperto ai sensi dell'articolo 68 del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e sono riutilizzabili ai sensi del decreto legislativo 24 gennaio 2006, n. 36, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, senza ulteriori restrizioni diverse dall'obbligo di citare la fonte e di rispettarne l'integrità.”
Ora, che si intende per “formato di tipo aperto” esattamente ?
Ante D.Lgs. 179/2016, i commi 3 e 4 dell’art. 68 del DLgs., cioè prima della loro abrogazione (eppure il D.lgs. 33/2013 ad essi ancora oggi 2024 rinvia!!!) ad opera di detto D.Lgs. del 2016, recitavano:
[3. Agli effetti del presente decreto legislativo si intende per:
a) formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi;